Hesham Khalafallah
En travaillant avec des établissements d’enseignement et de formation et des entreprises dans le Golfe arabique, en Afrique, en Asie et en Europe, j’ai vu des projets de transformation numérique réussir rapidement, et d’autres consommer budget et temps avant de s’arrêter. Ce qui frappe, c’est que les causes d’échec se répètent presque partout, et que la plupart apparaissent avant la mise en œuvre, et non pendant. Si votre établissement se prépare à cette étape, voici cinq erreurs auxquelles je vous conseille d’être attentif dès le départ.
Erreur n° 1 : acheter la technologie avant de clarifier l’objectif
Beaucoup d’établissements commencent par se demander : « Quel est le meilleur système du marché ? », alors que la bonne question est : « Quel problème voulons-nous résoudre ? » Voulons-nous réduire les coûts ? Accélérer le service ? Atteindre de nouveaux clients ? Sans objectif clair, le nouveau système devient une charge supplémentaire, et l’ancienne façon de travailler continue à côté.
Comment l’éviter : fixez par écrit deux ou trois objectifs mesurables avant d’échanger avec le moindre fournisseur.
Erreur n° 2 : négliger les personnes
Ce n’est pas la technologie qui transforme un établissement, mais les personnes qui l’utilisent. Lorsque les collaborateurs ont le sentiment que le nouveau système menace leur poste ou complique leur travail, ils lui résistent en silence.
Comment l’éviter : impliquez l’équipe dès le début, écoutez ses retours, prévoyez un véritable budget de formation et désignez des « ambassadeurs du changement » au sein de chaque service.
Erreur n° 3 : transférer le désordre du papier à l’écran
Si les procédures actuelles sont longues et compliquées, les numériser telles quelles ne fait que rendre le désordre plus rapide. J’ai vu des formulaires en ligne demander trois fois les mêmes informations, parce qu’ils avaient été copiés mot pour mot sur les formulaires papier.
Comment l’éviter : revoyez et simplifiez d’abord les procédures, puis passez-les au format numérique.
Erreur n° 4 : démarrer sans indicateurs de performance
De nombreux projets annoncent leur réussite le jour du lancement, puis, six mois plus tard, personne ne se demande : avons-nous atteint notre objectif ? Sans indicateurs clairs, impossible de corriger la trajectoire ni de convaincre la direction de continuer à investir.
Comment l’éviter : définissez des indicateurs de performance avant la mise en œuvre, comme le délai de traitement, la satisfaction des clients, le coût et le taux d’utilisation réel, et suivez-les régulièrement.
Erreur n° 5 : tout faire en une seule fois
Vouloir tout accomplir en quelques mois mène souvent à un projet énorme et complexe, difficile à piloter. Et lorsque les problèmes surgissent, il devient difficile d’en identifier l’origine.
Comment l’éviter : découpez le projet en phases courtes, commencez par un pilote dans un seul service ou pour une seule prestation, puis étendez-le une fois les résultats confirmés.
Qu’est-ce qui fait la différence ?
Les projets réussis sur lesquels j’ai travaillé avaient trois points communs : une direction convaincue qui assure elle-même le suivi, une équipe associée à la conception dès le départ, et un plan par étapes doté d’indicateurs clairs. La technologie, elle, a toujours été la partie la plus simple.
Conclusion
La transformation numérique échoue rarement à cause de la technologie ; elle échoue à cause de décisions prises avant même qu’elle ne commence. Être attentif à ces cinq erreurs dès le départ fait gagner à un établissement beaucoup de temps et d’argent. Si vous préparez un projet de transformation numérique, ou si vous rencontrez des difficultés dans un projet en cours, nous pouvons examiner la situation ensemble et définir un plan clair pour la prochaine étape.
